La jeune ingénierie éditique a subi d’importantes évolutions en quelques années, son champ d’application s’est sans cesse et considérablement élargi, pour devenir une véritable ingénierie documentaire, voire une ingénierie du contenu, s’extrayant ainsi de son étroite mission d’origine.

Les progrès technologiques constants sur les outils de base d’un côté et de l’autre côté, l’apparition et la généralisation foudroyante d’Internet, la révolution juridique qui en a suivi, ont aspiré l’ingénierie documentaire, pour imposer une mission globale de prise en compte des nouvelles formes induites de document en vue de leur production, de leur diffusion, de leur gestion et de leur archivage.

L’ingénierie documentaire accède donc à la problématique complexe de la gestion du patrimoine informationnel et documentaire de l’entreprise (ou du service public).

Ce faisant, elle impacte fortement les organisations humaines de ces entités et doit se préoccuper de la nécessaire conduite du changement qui en résulte.

L'ingénierie documentaire face au multi-canal

L'apparition d'Internet et son appropriation radicale en quelques années par l'ensemble des acteurs économiques ont modifié en profondeur l'espace et les modes de communication. Des parts toujours plus nombreuses et importantes des grandes fonctions de l'entreprise ou du service public ont été déportées dans la sphère immatérielle et ces fonctions se sont adaptées, plus ou moins bien, aux nouvelles possibilités et contraintes de ce nouveau monde.

L’explosion des supports d’information entre l’opposition traditionnelle écrit / oral, a provoqué l’apparition corrélative de nouveaux canaux de diffusion de l’information, comme si, entre ces 2 extrêmes, un spectre complet de nouveaux vecteurs, déclinables à l'infini s'était soudainement ouvert : Web, e-mail, mais aussi, forums, SMS, VoIP, IRC, Chat, Blogs, Wikis, fils RSS, réseaux sociaux... 

Les notions de document, de courriers, simples à appréhender, atachées jusque là à l'écrit sur papier, à l'enveloppe, à La Poste, se sont littéralement désintégrées, pour renaître sous des formes multiples et beaucoup moins évidentes à manipuler et organiser.

• L’ingénierie documentaire a donc dû commencer à s’adapter à ces nouveaux canaux, les applications, aujourd'hui, savent produire la syntaxe requise d'un document "classique" (de type lettre, facture, bon de commande etc.,) en fonction des canaux de diffusion choisis, papier ou électronique.
• Mais, lorsque l'on sort de cette modalié, simple transposition des usages du monde du papier au monde mixte papier / électronique, les problèmes se posent. Comment traiter une discussion sur IRC (le fameux "Chat" de type MSN, qu'utilisent nos enfants tous les soirs... mais en version professionnelle) ? Comment traiter une conversation en VoIP (téléphonie via internet) enregistrée ? Ou une information envoyée par SMS ? Comment traiter un wiki ?

La gestion, l'organisation, l'archivage de ces nouveaux documents à la frontière floue pose un fameux problème ! Et non seulement, elle pose un problème, mais en plus, ce problème est loin d'être encore identifié, posant ainsi un premier et sérieux obstacle au travail de résolution.

L'ingénierie documentaire face au probatoire

Dans le même temps, depuis le 13 mars 2000, voilà que le législateur a permis avec la légalisation de la signature électronique, d'immatérialiser des documents originaux à portée juridique importante, portant engagement du signataire. Une problématique de plus à résoudre : le transport et la conservation de la valeur juridique attachée au document. Derniers exemples en date : le relevé de compte bancaire, le bulletin de paie.

Pendant ce temps, chaque minute qui passe, les IRC fonctionnent à plein régime, les wikis fleurissent, les SMS grésillent de toute part, les contenus s'envolent, portés par cette vague de nouveaux supports, sous l'oeil incrédule d'au moins trois catégories de personnages, garants de notre bonne organisation, de la pérennité de notre partimoine informationnel, de notre sécurité juridique, le législateur et les professionnels du Droit, les responsables de l'organisation, les DSI.

L'ingénierie documentaire en mouvement

Incrédules ? Pas tant que cela en fait. Le législateur et l'Etat veillent et publient régulièrement lois et réglementations, les juristes travaillent, étudient, expérimentent (cf. les travaux de l'ADIJ), les professionnels de l'ingénierie éditique et documentaire avancent, se réunissent, comme c'était le cas ces trois jours derniers, à l'occasion du 13ème Forum de la GEIDE, placé justement cette année sous le thème du document numérique, avec comme baseline, « le document dans tous ses états ...numériques ».

Et les Conseils ? Existent-il ? Oui ...et ils conseillent. Imaterialis intervient chaque jour pour ses clients sur ces problématiques nouvelles. En effet, dans ce contexte aussi complexe et multi-évolutif, le recours à un Conseil spécialisé sur ces problématiques est d'un secours précieux, tant pour les entreprises que pour les services publics, lorsqu'il s'agit de s'attaquer au chantier de mutation documentaire.